Kawalnews.com – Memasuki semester II tahun ini, Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Lebong akan memantapkan penerapan aplikasi Sistem Administrasi Perkantoran Maya (Simaya).
Jika selama ini baru diberlakukan di Dinas Komunikasi Informatika Statistik dan Persandian (Diskominfo SP), rencananya aplikasi administrasi perkantoran berbasis website menuju zero paper atau tanpa menggunakan kertas itu akan mulai diterapkan juga di beberapa Organisasi Perangkat Daerah (OPD) lainnya.
”Namun untuk realisasi ke eksternal Diskominfo, tentunya akan kami koordinasikan dulu ke Pak Bupati terkait OPD mana saja yang sudah siap,” ujar Pelaksana Tugas (Plt) Kepala Diskominfo SP Kabupaten Lebong melalui Kabid Pengelolaan Informasi dan Saluran Komunikasi Publik, Warles Fery.
Tidak dipungkirinya, sejak diterapkan pada bulan Mei lalu, masih ada beberapa kendala yang dihadapi Diskominfo selaku OPD percontohan yang teknisnya memang membidangi layanan informasi. Salah satunya jaringan internet yang masih sering mengalami gangguan sehingga proses pengunggahan materi ke website agak lamban. Tetapi secara keseluruhan, penerapan aplikasi Simaya di internal Diskominfo sudah berjalan dengan baik.
”Yang kami terapkan ke aplikasi Simaya, baru sebatas surat masuk. Teknisnya surat yang kami terima dari kementerian, pemprov maupun OPD jajaran Pemkab Lebong, kami scan lalu kami unggah foto hasil scan itu ke website Diskominfo,” terang Warles.
Khusus semester II, Diskominfo akan menerapkan aplikasi Simaya untuk keperluan surat keluar. Artinya OPD lainnya juga harus mendukung dengan memiliki website sendiri. Bagi OPD yang sudah memiliki website diharap segera mengaktifkannya. Soalnya sampai saat ini masih ada beberapa OPD yang terdata belum mengaktifkan websitenya. Tidak hanya sebatas aktif, diharap website OPD juga segera disinkronisasi ke Lebong Command Centre (LCC) agar koordinasinya berjalan lebih cepat karena terpusat.
”Melalui aplikasi Simaya administrasi perkantoran yang berkaitan dengan surat-menyurat lebih mudah disampaikan. Termasuk lebih mudah diarsipkan. Tidak hanya sebatas surat keluar masuk, ke depan PNS book yang memuat linimasa, status, profil serta administrasi perkantoran lainnya juga akan diterapkan ke aplikasi Simaya,” tutup Warles.
Diakuinya, Diskominfo sendiri masih mendalami penggunaan aplikasi itu. Salah satu persiapan yang telah dilakukan dengan membuat user untuk masing-masing struktur pengguna. Targetnya 2021, seluruh OPD di jajaran Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Lebong sudah menerapkan aplikasi Simaya.
”Selain menghemat waktu, tenaga dan biaya, dengan aplikasi Simaya disposisi layanan surat-menyurat bisa sampai ke sasaran lebih cepat,” papar Warles.
Adapun aplikasi Simaya merupakan salah satu Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) untuk mewujudkan Lebong sebagai Smart City 2023. Melalui aplikasi ini, OPD yang ingin mengantarkan surat ke OPD lainnya tidak perlu datang ke tempat tujuan.
”Cukup duduk di meja, OPD bisa mengirimkan surat administrasi perkantoran melalui jaringan online,” tutup Warles. (Ds/ambo/ADV)